Acho que já tem uns dois anos que mantenho o blog. Nesse tempo aprendi a ficar viciado em uma coisa que quem tem site vai entender: Google Analytics. Até que estou menos obcecado agora, mas teve uma época que eu checava o dashboard da ferramenta pelo menos uma vez por dia. Aqueles mil gráficos mostrando tudo sobre os visitante do site (quais páginas mais acessam, quanto tempo ficam navegando, de onde estão vindo…) é de deixar qualquer um maluco. Continuo acompanhando, mas de forma mais comedida :)

A questão é: a gente adora acompanhar um gráfico. Quando nos mostram de forma simples um bando de informação que normalmente é difícil de entender a gente acaba prestando atenção. Sacando isso já estão desenvolvendo ferramentas onde você pode praticamente monitorar a sua vida, como o Daytum.

Achei a idéia interessante, mas cá para nós, ficar anotando”virtualmente” tudo que fizemos o dia inteiro não é lá muito prático. O monitoramento contínuo que dá certo tem que ser simples. A palavra é “automático”. Para que o serviço realmente torne-se popular as análises já tem que vir naturalmente para o usuário, sem que ele precise ficar consolidando os dados manualmente. Como o Google Analyitcs: você loga e já vê os gráficos a partir dos dados coletados pelo sistema. Fácil.

Dois serviços já se tornaram bastante populares nos EUA e alguns outros lugares do mundo seguindo essa premissa: o Mint e o Nike+.

E no trabalho?

Eu sou fervoroso defensor de que o dia-a-dia no trabalho fique mais simples. Afinal são 8h em média (no mínimo) que ficamos no escritório. E também gosto da idéia de utilizar aplicativos para deixar o gerenciamento de produtividade mais simples, natural. Os fornecedores de TI já estão atentos para isso, oferecendo serviços cada vez mais gráficos para acompanhamento de linhas de produção, equipes de vendas e redes de suprimentos. Mas isso tudo já é meio que quantificável, mastigável, certo? Eles só estão organizando os dados e exibindo as consolidações de forma visual.

Mas e questões mais intangíveis do mundo corporativo? Existem pontos que podem redefinir totalmente alguns procedimentos de trabalho, como por exemplo os relacionamentos dentro da organização que não estão refletidos no organograma e a variação de tempo médio que funcionários precisam dedicar em determinadas atividades. Estes pontos podem parecer difíceis de serem quantificados, nesse caso os dados a serem monitorados não são tão óbvios quanto “produtos em estoque”. Mas eles existem, e provavelmente já estão disponíveis na empresa. Só é preciso desenvolver as ferramentas que vão coletá-los e consolidá-los em gráficos.

Para essas questões eu acho que o pessoal de desenvolvimento de aplicativos web está mais adiantado que as consultorias. As empresas de TI já estão desenvolvendo ferramentas desse tipo, mas elas ainda não se tornaram tão comuns (ou faladas) como as ferramentas mais “batidas”, como CRM e ERP. Por que? Também não sei. O meu palpite é que os próprios fornecedores ainda não acreditam no potencial de alcance desses recursos. Acho que a tecnologia ainda é vista como “passa-tempo de internet”, o que é uma pena. Se as pessoas já estão monitorando suas corridas pelo iPod, porque não iriam querer monitorar os relacionamentos de suas caixas de email? Ou seu nível de aprendizado, continuamente?

De qualquer forma acho que o “monitoramento pessoal e contínuo” é uma tendência que ainda vai crescer muito, então é bom ficar de olho. Reuni alguns exemplos dessas iniciativas, que talvez possam servir de referência para quem tiver lendo esse post.

Relacionamentos no ambiente de trabalho através das trocas de emails

Monitoramento “passivo” de uso do tempo de trabalho com Manictime

Segue abaixo a apresentação que fiz no último Encontro Brasileiro de Arquitetura de Informação. Vou ver se consigo disponibilizar o áudio também.

Como assunto relacionado, segue o link para o meu primeiro post do blog, justamente sobre Paradoxo da Escolha. Que engraçado, estava falando sobre isso em 2008, e em 2010 volto ao tópico em um congresso. Será que estou ficando repetitivo?

Finalmente começamos a adotar “oficialmente” o Scrum como metodologia de gerenciamento de projeto na equipe do meu trabalho. Para o pessoal de TI e de web não é nada demais, mas para as outras áreas Scrum ainda é um termo relativamente desconhecido.

Tenho que dizer que até o momento estou bem satisfeito. Já fizemos uma entrega, com todos felizes: equipe e cliente. A diferença mais óbvia (e anunciada) entre o Scrum e as metodologias de gerenciamento de projeto ditas tradicionais é que o primeiro não rejeita as mudanças. Não é a utopia de que tudo pode ser previsto e de que nós somos totalmente racionais. Digamos que seja uma metodologia mais realista.

Mas tirando esse ponto de lidar bem com mudanças, o que mais me admira na metodologia é como ela considera um monte de questões bem “humanas”. Ela prevê, aceita e tenta contornar vários dos nossos vícios e tiques. Alguns pontos da nossa natureza que acho que o Scrum deixa bem evidentes:

Perdemos o foco rápido Não adianta insistir, são poucas as pessoas que conseguem ficar muito tempo fazendo a mesma coisa sem se desfocar. A maioria fica ali, fazendo o que tem que fazer, mas se demorar muito para terminar acaba viajando por qualquer besteira, principalmente em tempos de Facebook, Youtube e cia. O Scrum prevê isso quando define tarefas curtas, com duração média de um dia. É mais fácil permanecer focado até o fim da tarefa quando ela é curta.

Não somos multitask Esse negócio de que conseguimos fazer um monte de coisas ao mesmo tempo é uma lenda. Podemos até conseguir dar conta de tarefas em paralelo, mas somos muito mais rápidos quando estamos focados em uma tarefa e partimos para outra apenas quando acabamos o que estamos fazendo. O Scrum atende isso quando faz com que peguemos uma tarefa de cada vez.

Ficamos mais motivados com feedback contínuo Essa é a velha arma utilizada pelos vídeo-games e a causa do vício em drogas: as “recompensas” sucessivas, em curtos períodos de tempo. Como no Scrum as nossas tarefas duram em média um dia e as entregas são feitas aproximadamente a cada dez ou vinte dias, sempre temos retorno rápido do nosso trabalho. Acabamos motivados a produzir mais.

Nossa opinião muda ao sabermos a opinião dos outros antes Quando fazemos alguma estimativa, acabamos muito influenciados pelo que os outros que estão próximos de nós falam. O Scrum prevê isso, por isso no momento de estimar esforço de alguma etapa do projeto todos da equipe devem expor sua opinião ao mesmo tempo, por meio de cartões. Evita o efeito de informação em cascata.

É mais fácil escrever um problema para o “nada” do que falar na cara das pessoas Esse é o principal motivo porque vemos tanta gente falando besteiras na internet (Orkut, Email, Facebook, Twitter…), que você nunca imaginaria falando em voz alta para alguém. Porque na internet a pessoa está sozinha com seu computador, fica mais fácil perder a censura. O Scrum joga com isso. A cada final de ciclo do projeto a equipe se reúne para lavar a “roupa suja”. Mas os elogios e queixas são escritos em cartões, e não falados na cara, no estilo “Pessoal, o que vocês acham que não funcionou no projeto?”. Só um determinado tipo de pessoa participa dessas dinâmicas em voz alta, logo o resultado fica completamente enviesado. Quando pedimos para as pessoas escreverem mais gente participa, deixando o debate mais honesto e rico.

Ficamos melindrados quando recebemos ordens O Scrum lida com isso principalmente em dois momentos: quando estamos estimando o esforço de cada etapa do projeto, em que todos da equipe opinam, e quando estamos dividindo as tarefas entre o grupo, em que cada um da equipe pode escolher o que vai fazer até o final do dia. Ninguém decidindo a vida de todos em um Project da vida.

Ficamos comparando piruzinho Acho essa expressão tão engraçada. Não sei quem que eu conheço que vive falando isso, que as pessoas ficam “comparando piruzinho”. Basicamente é ficar se comparando com quem está do lado. No Scrum isso acontece de forma natural, porque o que todos estão fazendo fica exposto em um quadro. Ninguém fica cobrando nada, mas também ninguém quer ficar para trás.

O Scrum possui alguns outros pontos “humanos” também. E, como qualquer metodologia, vários problemas. Mas tenho uma tendência a gostar de práticas que aceitam que somos imperfeitos. Estou chegando a conclusão que o Scrum é bem behavioural :)